Демонстрация позитивного отношения

1. Всегда здоровайтесь в начале сообщения, и никогда не пишите «Доброго времени суток!», используйте нейтральное «Здравствуйте», «Добрый день».

Приветствия в русском языке употребляются в именительном падеже. Родительный падеж, как правило, используется для прощания.

2. Интонация очень важна не только в разговоре, но и в переписке. Перечитайте ваше сообщение, и при необходимости добавьте обороты вежливости.

3. Если вы хотите, чтобы вам доверяли, то всегда проверяйте то, о чем пишете: написание – в орфографическом словаре, информацию – по первоисточнику. Особенно тщательно проверяйте информацию из репостов.

4. Не сокращайте слова вежливости, сэкономите секунды полторы, а все уважение в сообщении будет потерянно.

5. Некоторые знаки препинания имеют свою окраску и дополнительный смысл. Например, многоточия не подходят для деловой переписки. Скобки как бы говорят: то, что находится внутри них, не так важно. Несколько знаков вопроса или восклицания воспринимаются так, будто вы повышаете голос на собеседника. А «заборы» из знаков препинания могут быть восприняты как агрессия. Не пишите текст capslockом кроме аббревиатур или ответов на большой перечень вопросов.

Субординация

6. Проанализируйте свои аккаунты в сети и (или) почте, название почтового ящика, имя в мессенджерах и пр., потому что очень сложно воспринимать всерьез специалиста, который использует имя kotenok92, Принцесса Светочка или sladkiyponchik.

7. Всегда используйте предпочтительный способ связи, который указан, и если есть ссылка на мессенджер с комментарием "все вопросы сюда", то не стоит писать, например, в директ.

8. Всегда обращайтесь так, как представился собеседник. Не пытайтесь восстановить полную форму имени, так как, во-первых, вы можете ошибиться, а во-вторых, так вам человек указывает на предпочтительное обращение, и другая форма имени может раздражать. Не используйте сокращенную форму имени (Оль, Миш, Кать). Не используйте уменьшительно-ласкательные формы (Настенька, Антошка, Юленька), все это может быть расценено как покушение на личные границы, и считываться как отношение к собеседнику сверху вниз.

9. В переписках с клиентами и партнерами, при ответах на комментарии в социальных сетях, в общении с ментором, на обучении, необходимо вести диалог на языке общения.

10. Не разбивайте сообщения на слова. Сформулируйте предложение и отправляйте законченную мысль целиком. Исключение, если вы отправляете информацию, которую человек должен будет скопировать и вставить, будет удобнее отправить ее отдельным сообщением, например, адреса, номера телефонов, электронную почту.

11. Что касается времени, то этикет гласит: звонки и сообщения до 09:00 и после 22:00 без особой договоренности считаются неприличными.

Симметрия

12. Отвечайте человеку на сообщение там, где он вам написал. Важно, чтобы вся переписка сохранилась в одном месте. Если неудобно будет переписываться там, где задали вопрос, сразу переведите диалог на предпочтительную площадку.

13. Если вы сомневаетесь, написать или позвонить – лучше написать. Звонок в наше время воспринимается, как вторжение в личную жизнь. Исключение, когда человек сам выбрал звонок, как предпочтительный способ связи.
14. Если вы принимаете участие в онлайн встрече, обязательно изучите предварительно инфтерфейс программы, и выключите звук сразу после подключения, пока вы не захотите высказаться. Иначе посторонние звуки, эхо и пр. могут сильно сбивать докладчика.

Формулировки с плохой репутацией

15. Старайтесь избегать в своей коммуникации отталкивающие штампы:

- «Заранее спасибо» — фраза не оставляет шансов коллегам — вы ждете от них только положительного результата, не рассматривая другие варианты развития событий.

- «Я вас услышал» — пассивно-агрессивная формулировка.

- «СРОЧНО!!!» — этой фразой вы обесцениваете всю работу сотрудников, которые сейчас тоже не сидят сложа руки. Лучше напишите конкретную дату и время, в которые нужно подготовить информацию: «Подготовьте, пожалуйста, отчет до 15:00 5 августа».

Соблюдение личных границ

16. Всегда будьте осторожны с фотографиями, которые вы выкладываете. Если на фотографии есть кто-то, кроме вас, то обязательно спросите у него разрешения. Также обязательно спрашиваем разрешения на публикацию отзывов.

17. Если вы делаете рассылку, обязательно оставьте получателю возможность от нее отписаться. Иначе у вас есть все шансы вызвать раздражение и получить жалобы и блокировку.

18. Голосовые сообщения – самый острый вопрос цифрового этикета в формате отношений "продавец-клиент". Важно понимать, что голосовые сообщения удобны только отправителю, а получателю очень часто неудобно их прослушивать. Если же речь идет о голосовых сообщениях незнакомым людям, то многие видят в этом нарушение личных границ, и лучше оформить информацию текстом. Исключения составляют голосовые сообщения, о которых предупредили в регламенте/инструкции/правилах.

Перед голосовым сообщением напишите текстовое сообщение, о чем будет аудио, чтобы собеседник мог принять решение, как срочно нужно прослушать его и отреагировать. Четко сформулируйте мысль, желательно до того, как включили диктофон. Не отправляйте несколько сообщений подряд и старайтесь, чтобы одно голосовое сообщение содержало один тезис или вопрос. Заканчивайте голосовое сообщение вопросом или каким-то призывом к действию, чтобы собеседник понимал, какой реакции вы от него ждете.

Удобство и экономия ресурсов

19. Пишитенастолькокороткоесообщение, насколькоэтовозможно. Чтобы понять, каким по объему должно быть ваше сообщение. Представьте, что получатель читает его во время пересадки в общественном транспорте, между совещаниями, выходя от стоматолога и т.п. За несколько секунд собеседник должен понять, чего вы от него хотите.

20. Приэтомважнодаватьвсюнеобходимуюинформацию, чтобыдляответачеловекунепришлосьчто-тодополнительноискать.Если упоминаете новость – дайте ссылку на нее или на свой пост о ней.

21. Есливыотправляетечеловекуфайлилиссылку, тообязательносопроводитеихпояснениямисописанием, зачемчеловекуэтосмотреть, чемемуэтобудетполезно, икакихдействийотнеговыожидаете.Например, «по ссылке доступна презентация новой коллекции. В ней вы найдете 10 эффективных инструментов для ваших маркетинговых решений» или «Посмотри, пожалуйста, проект. Что думаешь об этом варианте?».

22. Неотправляйтесканыифотографиитекстовыхфайлов, еслисобеседникунужнобудетработатьстекстом.

Чтоненужноотправлятьвформатеизображений:

• Банковские реквизиты
• Фото телефонного контакта (некликабельный номер телефона в БИО тоже не размещаем)
• Адрес электронной почты
• Отсканированные документы с просьбой внести правку
• Скриншот географической карты с указанием точки на местности

Правила позиционирования в соцсетях

23. Помните — скрыть информацию невозможно. Не публикуйте те материалы (фотографии, картинки, тексты), которые будут вас компрометировать или ставить под сомнения вашу компетентность и профессионализм. Любая информация может быть использована против нас. Разделяйте приватное и публичное. Перечитывайте посты чужими глазами — полезное упражнение, которое поможет фильтровать контент прежде чем выкладывать его на всеобщее обозрение.

Первое впечатление важно так же, как и цифровые следы. Чтобы сформировать первое впечатление о человеке в жизни, нужно полторы секунды, а чтобы сделать это в соцсетях, нужно семь секунд. Проверяйте тщательно, кого вы добавляете в друзья, на каких фотографиях вас отмечают, сверяйтесь с группами, в которые вступаете, пишите внимательно информацию о себе. Фактчекинг. Проверяйте то, что вы постите.

24. Реагируйте на комментарии под вашим контентом. Поставьте лайк, оставьте ответный комментарий, покажите, что вам небезразлично то внимание, которое вам оказывают.